Offentlig sektor · 2016

Ett smartare Sverige med empatisk digitalisering – DigiGov 2016

Under två dagar träffas beslutsfattare från stat, kommun och landsting, akademi och näringsliv för att diskutera hur vi på bästa sätt kan möta dagens samhällsutmaningar med hjälp av digital förnyelse. Det fattas arbetskraft och kompetens inom viktiga områden samtidigt som fler människor måste komma i sysselsättning. Allt fler flyttar till storstäderna och kraven på att kunna ta hand om fler människor på ett ställe ökar samtidigt som servicen på landsbygden minskar. Hur vi löser dessa frågor med hjälp av digitalisering diskuterades toppledarforumet DigiGov och de bad oss att vara processpartner. Vår roll blev därför att göra en workshop som kunde generera idéer kring hur vi kan digitalisera Sverige på ett smart sätt. 

Om DigiGov

DigiGov arrangeras av Sveriges kommuner och landsting (SKL) i samarbete med Regeringen. DigiGov är ett toppledarforum och mötesplats för samtal om samhällets utveckling utifrån digitalisering.

www.digigov.se

"DigiGov bekräftade vår digitala strategi och handlingsplan, vi tänker och gör rätt, det ger trygghet i arbetet" Deltagare på DigiGov

Utmaning

DigiGov var indelat i två delar; det öppna rådet och det stängda rådet. I det öppna rådet får alla vara med att delta där målet är att föda konkreta idéer och förslag. Dessa förslag förs sedan vidare till det stängda rådet som i sin tur prioriterar och delger regeringen med förslagen. Workshopen som skulle genomföras var för deltagarna i det öppna rådet.

Den stora utmaningen var att facilitera en workshop på ca 350 personer och att det skulle komma ut konkreta idéer som det stängda rådet ville ha tillgång till omgående för att diskutera vidare. Hur kan vi se till att alla bidrar i diskussionen, hittar en gemensam prioritering samt förstår var det bör ske samverkan för att kunna skapa innovation i rätt riktning på mindre en två timmar? En annan stor utmaning var att en stor målgrupp inte deltog på forumet – alla invånarna som det offentliga Sverige är till för, hur inkluderar vi dem i diskussionen så att vi inte tappar deras behov?

Resultat

För att effektivisera delades det öppna rådet in i fyra samhällsutmaningar och deltagarna fick själva välja vilken utmaning de ville jobba med. För att stimulera idéer till det öppna rådet hade vi byggt vår workshop kring 12 fiktiva fall som var baserade på de fyra samhällsutmaningar och som en vanlig människa kan möta i sitt dagliga liv. På detta sätt kunde vi samla in konkreta idéer från 350 personer på ca 1,5 timme. Dessa idéer sammanställdes i direkt anslutning till workshopen och skickades direkt in till det stängda rådet som diskuterade dessa förslag för att sedan lägga fram det för regeringen. 

Bjorn_Torhall

Björn Torhall

Kund & marknad · Ledning & stöd

Strateg/teamledare
+46 72 245 45 89
bjorn.torhall@transformatordesign.se

Workshop steg 1 Utmaning

Det första steget i workshopen var att identifiera vilka personliga utmaningar som medborgarna möter i relation till deras vardagliga livshändelser.  Detta steg var en individuell övning som senare övergick till mindre gruppdiskussioner med två eller tre personer. Varje grupp valde en utmaning som de fick fortsätta jobba med under workshopen. För att dokumentera förloppet fick deltagarna anteckna deras tankar och idéer på anteckningskort som var och en betecknade workshopens fyra delar. 

digigov3

Workshop steg 2 Idé

I det andra steget av workshopen skulle de mindre grupperna komma på idéer för att tackla utmaningen. Idéerna skulle inkludera statliga organisationer. Idéerna skulle reflektera en idealisk värld och skulle inte begränsas av dagens samhällssystem – detta skulle öppna upp för nya lösningsmöjligheter. För att trigga igång möjligheter för  digitalisering hade sex “Tänk om…”-kort utvecklats följt av olika möjligheter. Detta för att sätta idén i en digital kontext. Efter detta valde varje grupp den idé som de ville presentera lite längre in i processen.

digigov6ny

Workshop steg 3 Samverkan

I det tredje steget skulle gruppen välja vilka nyckelaktörer som skulle få vara med och realisera idén. För att filtrera bort självklara intressenter, gjordes en uppfattning om vilka som skulle vara med och delta i ett uppstartsmöte.

digi2

Workshop steg 4 Möjliggörare

Det fjärde och sista steget i workshopen var att identifiera vilka de viktigaste policy- och regeländringarna som var tvungna att göras för att realisera idén som utformats.  För att säkra upp för att idén skulle ha möjlighet att implementeras så undersöktes även vilka eventuella hinder som skulle kunna uppkomma under processen. Dessa hinder kunde vara geografiska, legala, politiska med mera. Varje grupp presenterade sedan idén för deras bordsgrannar som kunde bidra med eventuell feedback. Det som slutligen formulerades på det sista kortet användes sedan och presenterades för det stänga rådet och agerade som inspiration för hur man bäst kan digitalisera Sverige. 

digigov7